CRM és belső rendezés

Google Sheets a CRM, Gmail label-struktúra a kommunikációra, Drive struktúra a dokumentumokra — egyetlen logikai egység, ami nélkül a 8. modul ügyfél-szerzése káoszba fullad.

TL;DR — Ebben a modulban rendet raksz az ügyfél-ügyeid körül, hogy semmi ne vesszen el.

• Megérted, mikor elég egy egyszerű lista, és mikor érdemes nagyobb rendszert építeni — kevés névhez ne túlbonyolíts
• Felépítesz egy ingyenes Google Sheets nyilvántartást, ahol egy ránézésre látod minden ügyfél státuszát
• Megnézzük, hogyan lehet a táblát részben automatizálni — de ez opcionális, kézzel is működik
• Rendet teszel a Gmailben és a Google Drive-on, hogy bármit pár másodperc alatt megtalálj

Hol tartasz

A 8. modulban kiküldted az első megkereséseket, a 9.-ben elindult a lead magnet és az email lista. A IV. fázis a háttér-rész — az 1-9. modulban elöl álltál és cselekedtél, most a hátadat fedezed. A CRM (Customer Relationship Management — magyarul ügyfélkapcsolat-nyilvántartás) nem „extra eszköz”. Az a hely, ahol nyilvántartod, kivel mikor beszéltél, mit ígértél, mit várnak tőled. Sokan ezt a fejükben tartják, és pár hét után elveszítik a fonalat. Az ára konkrét: egy érdeklődő, akinek elfelejtettél válaszolni, nem szól — egyszerűen mástól rendel.

Mit építesz meg ezen a héten

Egy egyszerű Google Sheets-alapú nyilvántartó rendszer + Gmail és Drive rendezés — a saját méretedre szabva. Ha kevés a neved, csak rendben tartod, amid van. Ha már zsúfolt, felépíted a 4 munkalapos rendszert.

01. A minimál-verzió — mikor elég egy munkalap

Az első 10 ügyfél-jelöltig egy munkalap elég: a 8. modul tracking-táblája (8. modul). Név, csatorna, üzenet dátuma, válasz, következő lépés — ennyi. Ne építs CRM-katedrálist 3 névre.

A 4 munkalapos rendszer akkor kell, amikor a tábla zsúfolt lesz. A jelek: 10-nél több név, párhuzamosan futó beszélgetések, kiküldött ajánlat, az első fizető ügyfél. Akkor a tracking-táblád lényegében a Prospects-lap lesz — a többi három e köré épül.

A heti feladatod is e szerint ágazik el: a minimál-ágat a feladatnál külön kiírom.

Próbáld ki most: számold meg a neveidet a tracking-táblában. 10 alatt vagy? Akkor ebből a leckéből ennyi elég — ugorj a 04. szakaszra.

02. Google Sheets CRM — négy munkalap

Nem kell drága szoftver — egy Sheets dokumentum tökéletes. „CRM — [év]” fájl, 4 munkalap:

1. Prospects — 8. modul ismerős-listája + új lehetséges ügyfél. Oszlopok: név, email, miért érdekes, utolsó kapcsolat dátuma, státusz.
2. Consultations — Cal.com foglalások. Név, dátum, mit kérdezett, mi az ajánlat, mi lett a kimenet.
3. Proposals — kiküldött ajánlatok. Kinek, mikor, milyen csomag, ár, status (pending/won/lost).
4. Clients — fizető ügyfelek. Név, csomag, kezdés dátuma, fizetés státusza, megjegyzések.

Egy ránézésre minden státusz látszik — nem kell több külön rendszer.

Az értéke a megjegyzés-oszlopban van. Kata, a könyvelő a Prospects lapon a „miért érdekes” mezőbe ezt írja: „volt kolléga, most váltott céget — bérszámfejtésben kért már segítséget”. Három hét múlva ebből az egy sorból tudja, mivel nyissa a következő emailt.

Nem kell kézzel felépítened — az oszlop-fejlécek listája a reference.md-ben megvan, abból két perc alatt összerakod a saját szakmádra szabva.

Build-in-public: hamarosan ide kerül egy egy-kattintásos, másolható Google Sheets sablon is.

Próbáld ki most: másold le a sablont, és vidd át az első három nevedet a Prospects lapra — a „miért érdekes” oszloppal együtt.

03. Apps Script automatizáció — opcionális

Ez a szakasz opcionális. A CRM enélkül is teljes értékű — kézzel frissíteni napi 2 perc. Csak akkor nyúlj hozzá, ha a kézi munka már ténylegesen zavar.

A Sheets erőssége az Apps Script — a Google táblázatokba épített programnyelv, amivel a tábla magától csinál dolgokat.

Példák:

• Cal.com új foglalás után új sor a „Consultations” lapon — webhookkal (a webhook automatikus üzenet, amit a Cal.com küld a tábládnak minden foglaláskor)
• „Proposals” státusz „won”-ra váltása után a sor átkerül a „Clients” lapra

Nem kell programozó lenni — Claude Code-dal 10-15 perc/script. Kész script-ek a reference.md-ben, csak bemásolod a Sheets script-szerkesztőjébe.

Ha elrontottad: a Google Sheets minden változtatást ment. Fájl → Verzióelőzmények → Verzióelőzmények megtekintése — itt visszaállítod a script futtatása előtti állapotot egy kattintással. Az adataid tehát nem vesznek el. Legrosszabb esetben töröld a scriptet a szerkesztőből, és a tábla kézi módban működik tovább.

04. Gmail label-struktúra és Drive rendszerezés

A Gmail label (címke) mappaként működik, csak rugalmasabb: egy levél több címkét is kaphat, és nem tűnik el az inboxból.

Gmail labelek:

• 01-Prospects
• 02-Consultations
• 03-Proposals
• 04-Clients
• 05-Operations

Bejövő email a megfelelő label-be (automatikusan vagy 30 mp manuálisan). Egy hónap múlva pontosan visszakereshető.

Drive mappa-szerkezet ugyanezzel a számozással:

01-Prospects/
02-Consultations/
03-Proposals/[ügyfél-név]/
04-Clients/[ügyfél-név]/

Az ügyfél-mappákban: szerződések, számlák, leszállított anyagok, notes.md (mi történt). Ezek nem kreatív megoldások — ismétlődő minták, amik nélkül 3 hónap után nem találsz semmit.

Bence, a fotós a 04-Clients/horvath-eskuvo/ mappában tartja a szerződést, a számlát és a válogatott képek linkjét. Fél év múlva a pár kér még egy képet — 30 másodperc, és megvan. A másik fotós fél órát túr a Letöltések mappában.

Próbáld ki most: hozd létre az öt Gmail label-t — Beállítások → Címkék → Új címke, 2 perc az egész.

Én így csináltam

Build-in-public: ide a saját, valós számaim kerülnek — ezt a részt élesben, folyamatosan töltöm fel.

Heti feladat

Először döntsd el, melyik ágon vagy:

• Minimál-ág (10-nél kevesebb jelölt): tartsd naprakészen a 8. modul tracking-tábláját, és állítsd be a Gmail label-eket. A 4 lapos rendszert hagyd későbbre.
• Teljes ág (zsúfolt a táblád): másold le a Sheets CRM-sablont, töltsd fel a meglévő neveiddel, állítsd be a Gmail label-eket, és hozd létre a Drive mappa-szerkezetet a fenti minta szerint.

Akkor vagy kész, ha minden ügyféllel kapcsolatos információ pontosan ott van, ahol kell: bármelyik nevedről 30 másodperc alatt megmondod, mi volt az utolsó kontakt és mi a következő lépés.

Ha elakadtál

• „Nem tudom, melyik ág vagyok.” Számold meg a neveidet. 10 alatt: minimál-ág, és kész. A 4 lapos rendszer nem előny, ha üresen áll — karbantartási teher.
• „Elkezdtem a 4 lapot, de nem vezetem.” Túl korán léptél, vagy túl sok az oszlop. Menj vissza az egy munkalapra, és csak a „következő lépés” oszlopot tartsd szentnek.
• „Az Apps Script hibát dob.” Először: Fájl → Verzióelőzmények, állítsd vissza a táblát. Utána másold be a hibaüzenetet Claude Code-ba a script mellé — jellemzően egy engedély vagy egy elgépelt tartomány-név a gond.
• „A Gmail label-ezés nem áll kézre.” Kezdd két label-lel: 01-Prospects és 04-Clients. A többit akkor vedd fel, amikor ténylegesen van mit beléjük tenni.

Letölthetők

• prompts.md — promptok a CRM-struktúra saját szakmára szabásához és az automatizációhoz
• reference.md — a 4 munkalap oszlop-fejlécei + kész Apps Script-ek bemásolásra
• SKILL.md — Claude Code skill a modulhoz