CRM és belső rendezés
Google Sheets a CRM, Gmail label-struktúra a kommunikációra, Drive struktúra a dokumentumokra — egyetlen logikai egység, ami nélkül a 8. modul ügyfél-szerzése káoszba fullad.
Egy működő nyilvántartó rendszer.
Minden ügyféllel kapcsolatos információ pontosan ott van, ahol kell. Innen tovább nem fogsz elveszteni egyetlen lehetőséget sem.
A IV. fázis a háttér-rész — az első három fázisban (1-9. modul) elöl álltál és cselekedtél, most a hátadat fedezed.
A CRM nem „extra eszköz" — egyszerűen az a hely, ahol nyilvántartod, kivel mikor beszéltél, mit ígértél, mit várnak tőled.
Mit rakunk a helyére ezen a héten
- Google Sheets CRM — 4 munkalapProspects, Consultations, Proposals, Clients. Egy fájl, négy lap, ránézésre érthető.
- Apps Script automatizációCal.com webhook → Sheets új sor. Proposals → Clients sor-másolás onEdit triggerrel.
- Gmail label + Drive struktúra5 alap-label, automatikus filterek, mappa-szerkezet ügyfelenként.
Google Sheets CRM — négy munkalap
A CRM-hez nem kell drága szoftver — egy Google Sheets dokumentum tökéletes.
Hozz létre egy fájlt: „CRM — [év]", és benne négy munkalapot:
(1) Prospects — a 8. modul ismerős-listája plusz minden új lehetőség. (2) Consultations — a Cal.com-on lefoglalt beszélgetések. (3) Proposals — kiküldött ajánlatok, status: pending/won/lost. (4) Clients — fizető ügyfelek.
A 4 munkalap struktúrája
Ezeket az oszlopokat hozd létre — egy ránézésre érthető legyen, mi a helyzet.
Prospects: name | email | source | last_contact | status | notes Consultations: date | name | email | calcom_event_id | topic | outcome | notes Proposals: date | name | email | package | price | status | sent_via Clients: start_date | name | email | package | price | payment_status | notes # Status-értékek (data validation): # Prospects: cold / warm / contacted / dead # Proposals: pending / won / lost # Clients: paid / pending / overdue
Apps Script automatizáció
A Google Sheets erőssége a beépített Apps Script (JavaScript-szerű), amivel az alap-műveleteket automatizálhatod.
Script 1: Cal.com webhook fogadás. Új konzultáció foglalásakor automatikusan új sor jön létre a Consultations lapon.
Script 2: onEdit trigger. Ha a Proposals lapon a status oszlopban átállítasz egy értéket „won"-ra, a sor automatikusan átkerül a Clients lapra, a start_date a mai dátum lesz, a payment_status pedig „pending".
Nem kell programozónak lenned ehhez — a Claude Code 10-15 perc alatt megírja.
onEdit trigger — Proposals → Clients
Ezt a script-et a Sheets Extensions → Apps Script szerkesztőjébe másold. A trigger automatikusan fut, amikor a Proposals lapon a status „won"-ra változik.
function onEdit(e) {
try {
const sheet = e.range.getSheet();
if (sheet.getName() !== 'Proposals') return;
if (e.range.getColumn() !== 6) return; // status oszlop
if (e.value !== 'won') return;
const row = sheet.getRange(e.range.getRow(), 1, 1, 7).getValues()[0];
const clients = e.source.getSheetByName('Clients');
const today = new Date();
// start_date | name | email | package | price | payment_status | notes
clients.appendRow([today, row[1], row[2], row[3], row[4], 'pending', '']);
Logger.log('Új ügyfél áthelyezve: ' + row[1]);
} catch (err) {
Logger.log('Hiba: ' + err.message);
}
} Gmail label-struktúra
5 alap-label, és minden bejövő email a megfelelő helyre kerül.
01-Prospects, 02-Consultations, 03-Proposals, 04-Clients, 05-Operations (számla, NAV, könyvelő, banki dolgok).
Filter-szabályok: Cal.com email-ek → 02-Consultations. „[Számlázz.hu]" prefix → 05-Operations. „NAV" tárgy → 05-Operations.
30 másodperc, amikor megérkezik egy email — cserébe egy hónap múlva pontosan vissza tudod keresni.
A mappa-szerkezet
- Vállalkozás — [év]/A parent folder. Minden évben új.
- 01-Prospects/Lehetséges ügyfelek anyagai (hidegen érkezett dokumentumok).
- 02-Consultations/Konzultációk jegyzetei, screenshot-ok.
- 03-Proposals/[ügyfél-név]/Kiküldött ajánlatok, ügyfelenként külön mappa.
- 04-Clients/[ügyfél-név]/szerzodes.pdf, szamlak/, delivery/, notes.md.
- 05-Operations/szamlak/, nav/, szerzodesek-sablonok/.
Egy logikai egység
A Sheets, a Gmail és a Drive ugyanazt a 4-5 kategóriát követi.
Prospects a Sheets-ben = 01-Prospects Gmail label = 01-Prospects/ Drive mappa. Consultations a Sheets-ben = 02-Consultations = 02-Consultations/.
Egy ránézésre érthető — nem kell fejben tartanod, hol találsz mit.
Egyszerű ismétlődő minták — nem kreatív megoldások10. modul · 03. lecke
Mit csinálsz ezen a héten
Hozd létre a Google Sheets CRM-et a négy munkalappal, állítsd be a Gmail label-eket, és hozd létre a Drive mappa-szerkezetet a fenti minta szerint.
Egy reggeles munka. A Sheets 30 perc, a Gmail label-ek és filterek 20 perc, a Drive struktúra 15 perc. Az Apps Script-ekre szánj plusz 30 percet, ha szeretnéd, hogy magától dolgozzon.
Eredmény: minden a helyén.
Sheets CRM, Gmail label-rendszer, Drive struktúra — a Cal.com webhookkal automatikusan dolgoznak együtt. Innen nem veszítesz el lehetőséget.